Déclarer une importation sur la base de la facture du fournisseur peut sembler naturel. C’est pourtant une pratique susceptible de conduire à déclarer le mauvais montant, sur la mauvaise période et parfois même… dans le mauvais pays.
Nous rencontrons régulièrement cette problématique lors de la revue de déclarations TVA ou de flux internationaux.
La raison est assez simple : dans de nombreuses organisations, la déclaration TVA est alimentée par les données issues de la comptabilité fournisseurs. Une facture provenant d’un fournisseur établi hors de l’Union européenne est alors assimilée à une importation.
Or, un achat auprès d’un fournisseur hors UE et une importation sont deux opérations différentes.
Pour traiter correctement une importation, il faut comprendre non seulement la transaction commerciale, mais également le parcours douanier des marchandises : où sont-elles entrées dans l’Union européenne ? Sous quel régime douanier ? Où et quand ont-elles été mises en libre pratique ? Quelle valeur a été déclarée en douane ? Qui apparaît comme importateur ?
C’est précisément à l’intersection de la TVA et de la douane que se situe le traitement correct de ces opérations.
Voici 5 erreurs que nous rencontrons fréquemment.
Erreur n°1 – Considérer qu’une facture d’un fournisseur hors UE correspond nécessairement à une importation
Une société luxembourgeoise achète des marchandises auprès d’un fournisseur établi aux États-Unis, en Suisse, au Royaume-Uni ou en Chine.
Elle reçoit donc une facture d’un fournisseur hors UE.
Cela ne signifie pas pour autant qu’une importation doit immédiatement être déclarée au Luxembourg.
Pourquoi ?
Parce que l’importation est déterminée par le parcours douanier des marchandises, et non par la seule localisation du fournisseur.
Une marchandise peut par exemple :
- être mise en libre pratique dès son arrivée au Luxembourg ;
- entrer dans l’Union européenne sous transit avant d’être dédouanée au Luxembourg ;
- être placée en entrepôt douanier ;
- être placée sous admission temporaire ;
- être placée sous un autre régime douanier suspensif ;
- ou encore être mise en libre pratique dans un autre État membre avant d’être acheminée au Luxembourg.
Dans certaines de ces situations, une TVA à l’importation sera immédiatement exigible au Luxembourg. Dans d’autres, elle ne le sera que plus tard. Et dans d’autres encore, aucune importation ne devra être déclarée au Luxembourg.
Premier réflexe : ne partez donc pas de la facture. Partez du flux physique et de son traitement douanier.
Erreur n°2 – Déclarer l’importation à la date de la facture fournisseur
La date de la facture commerciale ne détermine pas l’exigibilité de la TVA à l’importation.
C’est particulièrement important lorsque les marchandises sont placées sous un régime douanier suspensif.
Prenons un exemple.
Des marchandises provenant des États-Unis arrivent au Luxembourg en janvier et sont placées sous entrepôt douanier.
Elles ne sont mises en libre pratique qu’en avril.
La TVA à l’importation n’est pas à déclarer en janvier simplement parce que les marchandises sont arrivées au Luxembourg ou parce que la facture fournisseur a été émise à cette période.
C’est la mise en libre pratique en avril qui déclenche, dans cet exemple, l’exigibilité de la TVA à l’importation.
La même problématique peut notamment se rencontrer avec :
- l’entrepôt douanier ;
- l’admission temporaire en exonération totale ;
- le perfectionnement actif ;
- le transit externe.
Tant que les marchandises restent régulièrement placées sous le régime douanier concerné, la TVA à l’importation n’est pas nécessairement exigible.
C’est ici que la maîtrise de la douane devient indispensable à la correcte préparation de la déclaration TVA.
Un ERP qui génère automatiquement une importation à partir de la date de comptabilisation de la facture fournisseur ne peut pas, à lui seul, déterminer le bon moment d’exigibilité.
Erreur n°3 – Déclarer le montant de la facture comme valeur de l’importation
Autre automatisme fréquent : reprendre le montant de la facture fournisseur comme base de calcul de la TVA à l’importation.
Or, la base imposable à l’importation n’est pas nécessairement égale au montant de la facture commerciale.
Elle est déterminée à partir des règles applicables en matière douanière et de TVA à l’importation.
Elle repose notamment sur la valeur en douane, à laquelle peuvent devoir être ajoutés différents éléments pour déterminer la base imposable à la TVA.
Selon les circonstances, il peut notamment être nécessaire de prendre en considération certains droits et taxes ainsi que des frais accessoires, tels que des frais de transport, d’assurance, de commission ou d’emballage.
Une facture fournisseur de 100.000 EUR ne signifie donc pas nécessairement que la base imposable à la TVA à l’importation est de 100.000 EUR.
La valeur à reporter doit être déterminée à partir des données de l’importation et de la documentation douanière correspondante.
Cette problématique illustre une nouvelle fois pourquoi TVA et douane ne peuvent pas être traitées séparément.
Erreur n°4 – Déclarer au Luxembourg une importation qui a en réalité eu lieu dans un autre État membre
Le fait que l'acheteur soit une société luxembourgeoise ne signifie pas que l’importation a lieu au Luxembourg.
Prenons l’exemple d’une société luxembourgeoise qui achète des marchandises en Chine.
Les marchandises arrivent en Belgique, y sont mises en libre pratique puis sont transportées vers le Luxembourg.
L’importation a lieu en Belgique, pas au Luxembourg.
La société ne doit donc pas déclarer cette opération comme une importation luxembourgeoise simplement parce qu’elle est établie au Luxembourg et que la facture du fournisseur chinois est enregistrée dans sa comptabilité.
Mais l’analyse ne s’arrête pas là.
Le transport ultérieur des marchandises de Belgique vers le Luxembourg peut générer une opération intracommunautaire et, selon le schéma applicable, une acquisition intracommunautaire à déclarer au Luxembourg.
Nous pouvons donc avoir successivement :
Achat en Chine → importation en Belgique → mouvement intracommunautaire → acquisition intracommunautaire au Luxembourg.
Une seule facture commerciale peut ainsi être associée à plusieurs événements TVA et douaniers.
Inversement, le premier État membre dans lequel les marchandises entrent physiquement dans l’Union européenne n’est pas nécessairement le pays d’importation.
Des marchandises peuvent par exemple arriver par le port de Rotterdam sous transit externe, être acheminées jusqu’au Luxembourg puis y être mises en libre pratique.
Dans cette situation, sous réserve du respect des conditions du régime douanier, l'entrée physique aux Pays-Bas ne signifie pas nécessairement que l’importation TVA intervient aux Pays-Bas.
Il faut donc distinguer le pays d’entrée physique dans l’Union européenne du pays dans lequel intervient la mise en libre pratique et l’importation aux fins de la TVA.
Là encore, seule l’analyse du flux douanier permet de déterminer le traitement TVA correct.
Erreur n°5 – Déduire la TVA à l’importation sans disposer du document douanier requis
C’est probablement le point le plus important.
La déclaration en douane n’est pas seulement utile pour déterminer la date, le montant ou le pays de l’importation.
Elle joue également un rôle essentiel dans l’exercice du droit à déduction de la TVA à l’importation.
Pour exercer son droit à déduction, l’assujetti doit notamment détenir un document constatant l’importation qui le désigne comme destinataire ou importateur et qui mentionne ou permette de calculer le montant de la TVA due.
Le simple fait :
- d’avoir acheté les marchandises ;
- d’en être propriétaire ;
- d’avoir reçu une facture du fournisseur ;
- ou d’avoir comptabilisé une TVA à l’importation,
ne remplace pas cette exigence documentaire.
Chaque TVA à l’importation portée en déduction devrait donc pouvoir être rapprochée d’un document douanier désignant l’entreprise concernée comme destinataire ou importateur.
Cette exigence est particulièrement importante au Luxembourg en raison du mécanisme de report de paiement de la TVA à l’importation.
Lorsqu'il s'applique, l'entreprise ne décaisse pas nécessairement la TVA auprès de la douane : elle reporte la TVA à l'importation dans sa déclaration TVA et peut, si les conditions sont remplies, exercer simultanément son droit à déduction.
Cette absence de décaissement ne signifie toutefois pas que l’importation devient une simple écriture comptable.
Les conditions de fond et de forme du droit à déduction doivent toujours être respectées.
En cas de contrôle, une entreprise qui ne serait pas en mesure de produire les documents douaniers correspondant aux montants de TVA à l’importation déduits s’expose donc à une remise en cause de leur traitement.
La facture fournisseur documente l’achat. La déclaration en douane documente l’importation.
C’est probablement le principe le plus simple à retenir.
La facture fournisseur documente l’achat.
La déclaration en douane documente l’importation et constitue un document essentiel pour sécuriser le droit à déduction de la TVA correspondante.
Les deux documents répondent à des finalités différentes.
Un processus TVA qui identifie les importations exclusivement à partir des factures fournisseurs présente donc un risque structurel.
Il peut conduire à déclarer :
- • une importation qui n’est pas encore intervenue ;
- • une importation sur la mauvaise période ;
- • une base imposable incorrecte ;
- • une importation dans le mauvais État membre ;
- • ou une TVA dont les conditions de déduction ne sont pas suffisamment documentées.
Votre processus TVA permet-il réellement de répondre à ces 5 questions ?
Avant de déclarer et de déduire une TVA à l’importation au Luxembourg, cinq contrôles devraient pouvoir être effectués :
1. Les marchandises ont-elles réellement été mises en libre pratique ?
Ou sont-elles encore placées sous un régime douanier suspensif ?
2. À quelle date la TVA à l’importation est-elle devenue exigible ?
Cette date correspond-elle à la période de déclaration retenue ?
3. Quelle est la base imposable à l’importation ?
Correspond-elle aux données douanières plutôt qu’au simple montant de la facture fournisseur ?
4. Dans quel État membre l’importation a-t-elle réellement eu lieu ?
Un mouvement intracommunautaire est-il intervenu ensuite ?
5. Disposez-vous du document douanier désignant votre entreprise comme destinataire ou importateur ?
Pouvez-vous rapprocher ce document de la TVA à l’importation portée en déduction ?
Si votre système ne permet pas de répondre à ces questions, la seule revue des factures fournisseurs ne permettra pas de sécuriser votre déclaration TVA.
TVA et douane : une expertise qui doit être combinée
Les importations sont un excellent exemple de la nécessité de ne pas traiter la TVA et la douane en silos.
Comprendre la facture et le traitement comptable ne suffit pas.
Il faut être capable de reconstituer le parcours douanier des marchandises, d’identifier les régimes utilisés, de comprendre les données figurant dans les déclarations en douane et de les réconcilier avec les données comptables et les déclarations TVA.
C’est précisément cette approche combinée que nous développons chez VAT Solutions.
Notre équipe intervient à la fois sur les problématiques de TVA internationale et de douane, ce qui nous permet d’analyser un flux dans son ensemble : depuis l’entrée physique des marchandises sur le territoire douanier de l’Union jusqu’à leur mise en libre pratique, leur éventuel placement sous régime suspensif et leur traitement dans la déclaration TVA.
Nous pouvons notamment accompagner les entreprises pour :
- • revoir le traitement TVA et douanier de leurs flux d’importation ;
- • analyser les déclarations en douane et les régimes douaniers utilisés ;
- • réconcilier les données douanières avec les déclarations TVA ;
- • identifier les écarts entre factures fournisseurs, comptabilité, déclarations en douane et déclarations TVA ;
- • sécuriser les conditions de déduction de la TVA à l’importation ;
- • revoir les processus et paramétrages ERP relatifs aux importations ;
- • et identifier les régimes douaniers susceptibles d’être adaptés aux flux de l’entreprise.
Une importation n’est pas une facture fournisseur avec de la TVA à déclarer. C’est un flux douanier qui produit des conséquences TVA.
Et c’est en maîtrisant les deux dimensions que l’on peut sécuriser son traitement.
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