1.    Stipulations générales

Les présentes conditions générales (les « Conditions Générales ») régissent l’ensemble des conditions contractuelles applicables à la fourniture des prestations de services par la société à responsabilité limitée VAT Solutions à ses clients (les « Services ») et telles que plus amplement décrites dans l’offre de services à laquelle ces Conditions Générales sont jointes (l’ « Offre de Services »).

L’Offre de Services signée par VAT Solutions et contresignée pour acceptation ou accord par le client (le « Client ») et ces Conditions Générales forment un ensemble contractuel unique et donc un seul et même contrat (le « Contrat »).

1.1.    Divergences entre le Conditions Générales et l’Offre de Services

En cas d’éventuelle(s) divergence(s) entre l’Offre de Services et les Conditions Générales, les stipulations de l’Offre de Services prévaudront.

1.2.   Modifications des Conditions Générales

Toutes modifications aux Conditions Générales doivent être stipulées par écrit et signées par VAT Solutions et le Client.

Toutefois, VAT Solutions se réserve expressément la faculté de modifier les Conditions Générales sous réserve d’en informer préalablement le Client. Les Conditions Générales ainsi modifiées seront alors réputées applicables au Contrat en cours au jour de l’information susvisée à la condition que le Client dûment averti n’ait pas exprimé par écrit son désaccord dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de cette information.

1.3.    Description des Services

La nature des Services, leurs caractéristiques et les délais de fourniture des Services sont précisés dans l’Offre de Services. Il est porté à l’attention du Client que VAT Solutions ne fournit aucun service ou avis à caractère juridique.

2.    Prix et paiement du prix

Un estimatif du prix à verser par le Client en contrepartie de la fourniture des Services par VAT Solutions est fixé dans l’Offre de Services, ainsi que les modalités de calcul de ce prix.

Sauf stipulation spéciale contraire de l’Offre de Services, le ou les prix y mentionnés s’entendent hors taxes et hors frais et dépenses raisonnables encourus pour la fourniture des Services. En cas de déplacement, nos frais de déplacement sont facturés 1 EUR HT/km ou sur base réelle en cas de déplacement par train ou avion. En cas de facturation au temps passé, tout quart d’heure commencé est dû.

En cas de survenance d’une augmentation des traitements et des salaires au Luxembourg liée à l’augmentation de l’indice national des prix à la consommation (« index »), les prix seront automatiquement augmentés à la date anniversaire du contrat, à hauteur d’un pourcentage équivalent à l’index. Sauf stipulation spéciale contraire de l’Offre de Services, les factures sont payables en Euros dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la facture par le Client.

Passé ce délai, un intérêt de retard de 2 % par mois sera appliqué sur le montant hors taxes de la facture non réglée.

En cas de retard de paiement de plus de 45 jours à compter de la date d’émission de la facture, telle qu’indiquée sur celle-ci, VAT Solutions peut :

  • suspendre la prestation de ces Services; et/ou
  • résilier le Contrat aux torts exclusifs du Client.

VAT Solutions informera alors le Client de sa volonté de suspendre et/ou résilier le Contrat par l’envoi d’une lettre recommandée adressée au Client. La suspension ou la résiliation  seront effectives dans les 15 jours  suivant l’envoi de la lettre recommandée susvisée.

VAT Solutions se réserve le droit de modifier les modalités de calcul du prix telles que figurant dans l’Offre de Services moyennant préavis écrit adressé au Client un mois au moins  avant leur entrée en vigueur. En cas de refus de cette modification exprimé par écrit par le Client avant l’expiration du délai susvisé, VAT Solutions facturera les services fournis au tarif préalablement accepté par le Client.

3.    Autres obligations du Client

Le Client s’engage à coopérer avec VAT Solutions afin de lui transmettre toute assistance requise afin que VAT solutions puisse exécuter sa mission avec la diligence et dans le respect des délais requis.

A cette fin, le Client devra fournir à VAT Solutions ou toute personne désignée par VAT Solutions, les informations et accès nécessaires ainsi que le temps requis afin que le Client lui-même ou l’un de ses représentants puisse fournir toutes explications ou informations écrites ou orales raisonnablement demandées par VAT Solutions. VAT Solutions se réserve le droit de facturer le temps passé à collecter les informations nécessaires à la réalisation de sa mission si celles-ci lui sont communiquées tardivement ou de manière fractionnée.

Le Client doit se conformer, et est réputé s’être conformé, aux lois et règlements nationaux et internationaux applicables afin que VAT Solutions puisse fournir utilement et valablement les Services.

Le Client sera seul responsable des dommages qu’il serait amené à subir et/ou de ceux causés directement ou indirectement à VAT Solutions et/ou à des tiers en raison du non-respect de ces lois et règlements.

Toute information fournie à VAT Solutions sera réputée être complète, fidèle, sincère et non-obsolète.

Les documents, avis ou conseils émis par VAT Solutions sont à l’attention exclusive du Client qui ne saurait dès lors les communiquer à toute partie tierce, sans accord préalable et écrit de VAT Solutions.

4.    Obligations de VAT Solutions

VAT Solutions s’engage à prester les Services dans les règles de l’art, avec soin, compétence et l’expertise requise, et en déployant tous les efforts raisonnables afin de respecter les demandes du Client.

Toutefois, s’agissant de prestations de services intellectuels, VAT Solutions ne saurait être tenue que d’une obligation de moyens dans la fourniture ou la prestation des Services.

Les Services prestés par VAT Solutions sont fournis sur le fondement des lois, règlements et circulaires en vigueur au jour où ils sont rendus.

VAT Solutions ne saurait être tenue de contacter le Client après toute prestation de Services afin de le tenir informé d’un changement législatif ou règlementaire.

5.    Début de la prestation de Services

Le Contrat est réputé débuter à la date à laquelle les Services auront commencé à être fournis, ou le cas échéant, à la date stipulée dans l’Offre de Services.

VAT Solutions prestera les Services dans les délais convenus avec le Client ou, à défaut, dans des délais raisonnables.

6.    Echéance/résiliation du Contrat

Le Contrat prendra fin :

  • soit à la date à laquelle les Services convenus auront été rendus au Client;
  • soit, le cas échéant, conformément au terme prévu entre les parties;
  • soit enfin,  le cas échéant, à la date à laquelle les Services auront été prestés conformément à l’échéancier établi.

Quelque soit le motif de résiliation du Contrat, les clauses stipulées dans les présentes Conditions Générales, l’Offre de Service ou tout autre accord écrit signé entre les parties et qui de par leur nature ou raison d’être ont vocation à survivre au terme ou à la résiliation du Contrat, continueront à trouver application entre les parties.

6.1.    Résiliation unilatérale par l’une des parties

A défaut de terme stipulé dans l’Offre de Services ou tout document écrit signé par les parties, VAT Solutions ou le Client peuvent, moyennant le respect d’un préavis d’un mois notifié à l’autre partie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, résilier le Contrat, sans avoir à préciser les motifs de la résiliation.

Le préavis mentionné au paragraphe précédent court à compter de la date d’envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

6.2.    Résiliation d’un commun accord

A tout moment, VAT Solutions et le Client peuvent convenir d’un commun accord de mettre fin au Contrat suivant les conditions et modalités librement convenues entre eux par écrit.

6.3.    Résiliation pour faute

Chacune des parties au Contrat peut mettre fin immédiatement au Contrat en cas de faute grave, lourde ou intentionnelle de l’autre partie.

VAT Solutions se réserve notamment le droit de mettre fin sans préavis à ses services pour le cas où le Client ne se conformerait pas à ses obligations citées au paragraphe 3 des présentes conditions générales.

La partie qui souhaite résilier immédiatement le Contrat doit toutefois en informer, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, l’autre partie en mentionnant les motifs fondant la résiliation.

La résiliation, si elle est reconnue comme fondée ou non contestée, est effective à la date d’envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée à la partie à laquelle une faute est reprochée.

6.4.    Force Majeure 

La responsabilité de VAT Solutions ne saurait être engagée en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution de ses obligations, ou de retard dans la prestation des Services du fait de la survenance d’un cas de force majeure.

Les parties conviennent expressément que sont à considérer comme des événements de force majeure, les événements répondant aux conditions fixées par le Code Civil luxembourgeois, les catastrophes naturelles, épidémies, incendies, inondation, grève, conflits sociaux, guerre ou événements similaires, acte de terrorisme, soulèvement ou acte de gouvernement, sans que cette liste soit limitative.

6.5.    Paiement de VAT Solutions en cas de résiliation

Sauf accord écrit contraire des parties, le Client s’engage à payer VAT Solutions pour les Services qui lui ont été prestés jusqu’au jour de la résiliation ainsi que les éventuels frais engagés par VAT Solutions.

7.    Exclusion et limite des responsibilités

Les parties s’engagent à faire tous les efforts nécessaires pour limiter les conséquences dommageables résultant d’une faute de l’autre partie et renoncent à être indemnisées pour les préjudices pouvant être évités, limités ou réduits  par une action raisonnable de leur part.

7.1.    Clause exclusive de responsabilité

D’un commun accord entre les parties, il est convenu que VAT Solutions ne saurait être tenue pour responsable du préjudice causé au Client :

  • en cas de faute ou fraude du Client, de ses salariés ou mandataires, négligence ou fourniture d’informations incomplètes, erronées ou obsolètes par le Client ou ses salariés ou mandataires ;
  • en cas de non-respect ou de retard dans l’exécution par le Client, ses salariés ou mandataires, d’obligations contractuelles, légales ou règlementaires;
  • en cas d’utilisation des Services en dehors des cas, situations ou du contexte dans lesquels ils ont été prestés ; ou
  • en cas de changements de pratiques ou d‘interprétations administratives.

VAT Solutions ne saurait être tenue responsable que de la réparation d’un préjudice personnel, direct et certain subi par le Client et à l’exclusion de tous préjudices futurs, indirects, par ricochet, ou de perte de réputation ou résultant d’une perte de chiffre d’affaires, de données, de pertes de chances, de bénéfices ou d’absence d’économie.

7.2.    Clause limitative de responsabilité

En toutes hypothèses, sauf cas de faute lourde ou intentionnelle, les parties conviennent expressément  que VAT Solutions ne saurait être tenue responsable au delà d’un montant égal à trois fois le montant des prestations hors taxes facturées par VAT Solutions et réglées par le Client, et qui se rapportent directement aux services rendus et à la suite desquels le dommage est survenu.

8.    Divers

8.1.    Lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme

VAT Solutions est soumis aux obligations professionnelles et de diligence prévues par la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. Dans ce contexte, le Client s’oblige à fournir tous les éléments le concernant et concernant ses bénéficiaires économiques à VAT Solutions. Il s’oblige également à tenir VAT solutions informé de toute modification significative de son organisation, et plus particulièrement de toute modification qui concernerait les personnes physiques ou morales détenant plus de 25% de ses parts ou actions.

8.2. Protections des données (RGPD)

VAT Solutions conserve pendant toute la durée de la relation d’affaires et pendant les 10 ans qui suivent la fin de la relation d’affaires, les documents et éléments d’informations pertinents relatifs au Client. Le Client s’efforcera, dès lors que cela n’est pas imposé par une loi, de ne fournir aucune donnée personnelle relative à ses propres clients à VAT solutions. Toutes données personnelles qui seraient obtenues à l’occasion des travaux réalisés seront traitées par VAT Solutions en conformité avec les dispositions applicables du Règlement 2016/679 dit « RGPD » et en particulier de son article 28 et ne feront l’objet d’aucun traitement.

8.3.   Sous-traitance

Sous réserve le cas échéant du respect des dispositions issues du Règlement 2016/679 dit « RGPD », VAT Solutions se réserve le droit de sous-traiter tout ou partie des Services sans avoir à demander l’autorisation préalable au Client.

VAT Solutions s’efforcera toutefois de prester personnellement les Services.

8.4.    Transfert de droits

Les droits et obligations du Client stipulés au Contrat ne peuvent être cédés ou transférés, totalement ou partiellement, à titre gratuit ou onéreux, à quelque personne, à quelque titre et sous quelque forme que ce soit, sans l’accord exprès, préalable et écrit de VAT Solutions.

8.5.   Validité des clauses contractuelles

En cas d’annulation de l’une quelconque des clauses et stipulations du Contrat par un tribunal ou une autorité ayant ce pouvoir, les autres clauses et stipulations du Contrat resteront en vigueur, et les parties s’efforceront de négocier, de bonne foi, afin de remplacer les clauses et stipulations annulées par une clause économiquement équivalente.

8.6.   Loi applicable – juridiction compétente

Le Contrat est soumis exclusivement au droit luxembourgeois, et tout différend en relation avec l’interprétation, la validité et l’exécution du Contrat et qui ne pourrait être résolu par un accord amiable entre les parties, devra être soumis aux tribunaux luxembourgeois compétents.